Zeugnis-Blog

Die rechtlichen Grundlagen eines Arbeitszeugnisses – alles was Sie wissen sollten
Arbeitszeugnis schreiben lassen

Wenngleich die rechtlichen Grundlagen eines Arbeitszeugnisses nicht zu den aufregendsten Themen auf dem Gebiet gehören, so sind sie für Arbeitnehmer und Arbeitgeber dennoch von zentraler Relevanz! So macht es erst einmal Sinn, den Ursprung der damaligen Arbeitszeugnisse zu verstehen. Die Wurzeln eines Arbeitszeugnisses erstrecken sich nämlich bis in das 16. Jahrhundert. Zu diesem Zeitpunkt stellte der Arbeitgeber seinen Bediensteten zunächst nur eine Art Bescheinigung über den ordnungsgemäßen Dienstaustritt zur Verfügung. Ohne dieses Zertifikat war es dem Bediensteten nicht gestattet, bei einem neuen Arbeitgeber eine Anstellung zu beginnen.

Diese Regelung wurde in der Mitte des 19. Jahrhunderts von den preußischen Behörden in dem sogenannten Gesindebuch, welches auch als Dienstbotenbuch bezeichnet wurde, konkretisiert. Der Dienstherr musste in diesem Buch einen ausführlichen Bericht über das Verhalten seiner Angestellten niederschreiben, der anschließend der zuständigen Polizeibehörde vor der Wiederaufnahme der Arbeit vorgelegt werden musste. Mit dem Inkrafttreten des Bürgerlichen Gesetzbuches am 1. Januar 1900 wurde das Arbeitszeugnis dann in ganz Deutschland einheitlich reglementiert.

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Grundsätzlicher Anspruch auf die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses

 

In Deutschland ist die Pflicht zur Ausstellung eines Arbeitszeugnisses bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses in § 630 des Bürgerlichen Gesetzbuches verankert. So heißt es dort:

 

„Bei der Beendigung eines dauernden Dienstverhältnisses kann der Verpflichtete von dem anderen Teil ein schriftliches Zeugnis über das Dienstverhältnis und dessen Dauer fordern. Das Zeugnis ist auf Verlangen auf die Leistungen und die Führung im Dienst zu erstrecken. Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen. Wenn der Verpflichtete ein Arbeitnehmer ist, findet § 109 der Gewerbeordnung Anwendung.“

Gemäß § 109 der Gewerbeordnung hat jeder Beschäftigte bei Beendigung seines Arbeitsverhältnisses einen Rechtsanspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Dieses muss in jedem Fall zumindest Angaben über die Art und Dauer der Tätigkeit umfassen. Es handelt sich dabei dann um ein sogenanntes einfaches Arbeitszeugnis. Arbeitnehmer können jedoch auch verlangen, dass in ihrem Arbeitszeugnis Auskunft über ihre Arbeitsleistung und ihr Verhalten gemacht werden. In diesem Fall spricht man dann von einem qualifizierten Arbeitszeugnis.

 

Hauptunterschied beider Arten von Arbeitszeugnissen ist, dass die Leistungsbewertung und die Beurteilung des Verhaltens im einfachen Arbeitszeugnis fehlen. Dieser Umstand kann sowohl ein Vorteil als auch ein Nachteil darstellen. Gab es zum Beispiel Schwierigkeiten während der Zusammenarbeit, so werden diese nicht ersichtlich. Andererseits erzeugt dies auch bei einem potenziellen neuen Arbeitgeber Misstrauen darüber, weshalb lediglich ein einfaches Arbeitszeugnis ausgestellt wurde.

 

Gleichwohl gibt es aber auch Szenarien, in denen es durchaus mehr Sinn macht, dem Beschäftigten ein einfaches Arbeitszeugnis auszustellen. Dies trifft etwa dann zu, wenn die Zeit der Beschäftigung des Arbeitnehmers schlicht und ergreifend zu kurz war, um eine aussagekräftige Beurteilung von Leistung und Verhalten vornehmen zu können. Dies ist beispielsweise der Fall bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses nach einer kurzen Zeit, wie in etwa der Probezeit oder wenn der Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum hinweg wegen Krankheit nicht zur Verfügung stand. Grundsätzlich entscheidet der Arbeitszeugnisempfänger selbst, ob er ein einfaches oder ein qualifiziertes Zeugnis erhalten möchte. In Deutschland stellen die meisten Betriebe in der Regel jedoch qualifizierte Arbeitszeugnisse aus, wenn ein Arbeitnehmer das Unternehmen ohne Anforderung hierzu verlässt.

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Wer überhaupt ein Arbeitszeugnis verlangen kann

Ein Anspruch auf ein Arbeitszeugnis existiert nicht nur für Arbeitnehmer mit festem Arbeitsplatz. Auch die nachfolgenden Personengruppen haben die Möglichkeit, sich an ihren Arbeitgeber zu wenden, wenn sie ein Arbeitszeugnis wünschen:

 

  • Nach § 16 des Berufsbildungsgesetzes ist bei Abschluss oder bei Abbruch der Berufsausbildung dem Auszubildenden ohne Aufforderung ein Zeugnis zu erteilen, welches Informationen über Art, Dauer und Ziel der Ausbildung sowie über die erlangten Fertigkeiten und Kenntnisse beinhalten muss. Auf Anforderung kann der Auszubildende zusätzlich ein Ausbildungszeugnis erhalten, in dem auch eine Leistungs- und Verhaltensbeurteilung enthalten sind.

 

  • Darüber hinaus können auch Dienstleister, wie zum Beispiel Freelancer, bei der Auflösung eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses ein einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis nach § 630 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beanspruchen. Bei Beschäftigten von Zeitarbeitsunternehmen ist der Betrieb als Arbeitgeber zur Erstellung des Arbeitszeugnisses verantwortlich.

 

  • Studierende an dualen Hochschulen und Studierende, die in Zusammenarbeit mit einem Betrieb ein berufspraktisches Studiensemester absolvieren oder ihre Abschlussarbeit schreiben, sind hingegen nach streitiger Rechtsauffassung keine Arbeitnehmer, keine arbeitnehmerähnlichen Personen nach § 12 Tarifvertragsgesetz und auch keine Auszubildenden nach dem Berufsbildungsgesetz. Im Ergebnis führt dies zu keiner rechtlich zufriedenstellenden Ausgangslage, da sie keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben. Insbesondere Praktikumszeugnisse sind für Berufsstarter im Bewerbungsprozess von großer Bedeutung. Aus diesem Grund stellen die meisten Betriebe ihren Praktikantinnen und Praktikanten auch ein Zeugnis aus, obwohl sie nicht gesetzlich dazu verpflichtet sind.
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In welchen Fällen ein Austrittszeugnis erstellt werden muss

Ein Anspruch auf ein Austrittszeugnis ergibt sich gemäß § 109 der Gewerbeordnung zum Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder bei Abschluss eines Aufhebungsvertrages.

 

Beschäftigte müssen grundsätzlich ihre Arbeitsunterlagen, zu denen auch das Arbeitszeugnis gehört, beim Arbeitgeber persönlich abholen. Diese Pflicht wird als „Abholpflicht“ bezeichnet. Voraussetzung dafür ist, dass der Arbeitgeber darüber informiert wird, ob der Arbeitnehmer ein einfaches oder ein qualifiziertes Arbeitszeugnis wünscht. Das Arbeitszeugnis muss dann ohne sogenanntes schuldhaftes Zögern ausgestellt werden, jedoch gibt es dafür keine standardisierte Frist. Sicherlich ist dies der Grund dafür, dass viele Arbeitnehmer häufig sehr lange auf ihr Arbeitszeugnis warten müssen.

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    In welchen Fällen ein Zwischenzeugnis erstellt werden muss

    Grundsätzlich gibt es für das Anrecht auf ein Zwischenzeugnis keine gesetzliche Regelung. Oftmals enthalten Tarifverträge einen Anspruch für sogenannte besondere Anlässe. Allerdings besteht jedoch auch ohne Tarifvertrag ein begründeter Anspruch aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers oder als vertragliche Nebenpflicht nach § 242 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), sofern der Arbeitnehmer berechtigte und nachvollziehbare Anknüpfungspunkte für ein Zwischenzeugnis vorweisen kann.

     

    Dies können unter anderem die folgenden Faktoren sein:

     

    • Externe Stellenbewerbung
    • Vorgesetztenwechsel
    • Endgültige Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag
    • Voraussichtliches oder mögliches Ende des Arbeitsverhältnisses, zum Beispiel aufgrund einer Umstrukturierung oder Schließung des Unternehmens
    • Änderung des Aufgabenbereichs, zum Beispiel aufgrund einer Beförderung oder einer Versetzung in einen anderen Geschäftsbereich
    • Elternzeit oder Langzeiterkrankung
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    Was tun, wenn das Arbeitszeugnis verloren ging oder vergessen wurde auszustellen

    ​Sofern ein positives Beschäftigungsverhältnis bestand, stellt es sicherlich kein großes Hindernis dar, ein verlorengegangenes oder in Vergessenheit geratenes Arbeitszeugnis zu beantragen. Doch was tun Sie, wenn das Verhältnis nicht im Guten auseinander gegangen ist oder der alte Arbeitgeber nicht mehr zur Ausstellung eines Arbeitszeugnisses bereit ist? Da Sie grundsätzlich einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben, sollten Sie dieses zuerst in schriftlicher Form beantragen.

     

    Erfolgt keine entsprechende Reaktion, fordern Sie es am besten erneut mit einer Frist von 7 bis 14 Tagen schriftlich an und weisen darauf hin, dass im Falle einer erneuten Nichtbeantwortung der Aufforderung durch den Arbeitgeber rechtliche Schritte ergriffen werden. Missachtet der Arbeitgeber auch diese Forderung, so ist eine entsprechende Klage vor dem Arbeitsgericht zu veranlassen.

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        Wann kein Anspruch auf ein Arbeitszeugnis mehr besteht

        Das Recht auf die Zeugnisausstellung verjährt grundsätzlich nach drei Jahren (§ 195 BGB). Dabei beginnt die Frist nach § 199 BGB mit Ablauf des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Falls dieser Anspruch jedoch nicht innerhalb einer angemessenen Frist geltend gemacht wird und der Arbeitgeber mit der Anforderung des Arbeitszeugnisses nicht mehr rechnen kann, so entfällt der Anspruch auf das Arbeitszeugnis.

         

        Ein solcher Fall kann bereits nach wenigen Monaten eintreten. Gleichermaßen kann der Arbeitgeber nicht mehr dazu verpflichtet sein, ein Arbeitszeugnis auszustellen, wenn er dieses nicht mehr wahrheitsgemäß verfassen kann, da beispielsweise alle Unterlagen durch einen Brand oder Wasserschaden zunichte gemacht wurden.

         

        Wenn der Arbeitgeber gegen seine Zeugnispflicht verstößt, besteht für den Arbeitnehmer ein Anspruch auf Schadensersatz, soweit das Fehlen des Arbeitszeugnisses nachgewiesen werden kann. Verletzt der Arbeitgeber seine Pflicht zur Erteilung von Arbeitszeugnissen, besteht ein Anspruch des Arbeitnehmers auf Schadensersatz, sofern das Fehlen des Arbeitszeugnisses die Suche nach einem neuen Arbeitsplatz oder die Aufnahme des Arbeitsverhältnisses nachweislich erschwert. Der ausgeschiedene Arbeitnehmer muss jedoch einen Nachweis erbringen, dass dies zu einem finanziellen Schaden geführt hat.

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        Was unter der sogenannten Wahrheits- und Wohlwollenspflicht zu verstehen ist

        Der wichtigste Leitgedanke bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen ist die Wahrheitspflicht. Durch diesen Grundsatz wird die informatorische Funktion von Arbeitszeugnissen sichergestellt. Der künftige Arbeitgeber soll einen sachgerechten Gesamteindruck von den Aufgaben des Arbeitnehmers, seiner Bewertung und anderen wichtigen Aspekten des Arbeitsverhältnisses erhalten. Der Zeugnisaussteller muss daher das Zeugnis mit einem Höchstmaß an Objektivität verfassen. Darüber hinaus darf ein Arbeitszeugnis nur Tatsachen, aber keine Behauptungen oder Verdächtigungen zum Inhalt haben.

         

        Allerdings bedeutet die Wahrheitspflicht nicht die Pflicht zur schonungslosen Offenkundigkeit. Dies liegt daran, dass ein Arbeitszeugnis nicht nur eine Informationsfunktion, sondern auch eine werbende Aufgabe übernimmt. Deshalb sollten Arbeitgeber Arbeitszeugnisse mit „angemessenem Wohlwollen“ ausstellen. Auch dies gehört zur Sorgfaltspflicht. Das bedeutet ebenso, sich beim Erstellen des Arbeitszeugnisses auf den ganzheitlichen Eindruck des Arbeitnehmers zu fokussieren und sich nicht auf geringfügige Schwachpunkte oder einmalige Ausfälle zu versteifen.

         

        Den richtigen Mix aus Wahrheit und Wohlwollen zu finden, ist wohl die größte Hürde bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses. Generell gilt jedoch, dass die Wahrheitspflicht Vorrang vor der Wohlwollenspflicht hat. So dürfen gravierende Verstöße, wie Diebstahl oder sexuelle Belästigung, nicht einfach unter den Tisch fallen.

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        Wie mit einem katastrophalen Arbeitszeugnis umzugehen ist

         

        Wenn sowohl ein klärendes Gespräch mit dem Unternehmen als auch die Hinzuziehung des Betriebsrats zu keinem positiven Ergebnis geführt haben, verbleibt nur noch der Gang zum Anwalt für Arbeitsrecht und die Einreichung einer Klage vor dem Arbeitsgericht. Wichtig zu wissen: Ungefähr 50 % der befragten Arbeitgeber gaben an, dass sie durchaus bereit wären, ein zufriedenstellendes Arbeitszeugnis in ein gutes zu ändern, wenn der Beschäftigte mit einer Klage droht.

         

        Falls es dann zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung kommen sollte, muss der Arbeitgeber zunächst belegen, dass er den Arbeitnehmer zutreffend beurteilt hat und der Inhalt des Arbeitszeugnisses der Wahrheit entspricht. Doch wie können Sie dieser Beweispflicht nachkommen?

         

        • Befragung von Vorgesetzten und Kollegen
        • Durchsicht der Personalunterlagen
        • Auswertung von dokumentierten Mitarbeitergesprächen, Beurteilungen und bereits erstellten Zwischenzeugnissen
        • Überprüfung der vorhandenen Dankesschreiben, Gehaltserhöhungen, Beförderungen oder Bonuszahlungen

        Gelingt es dem Arbeitgeber nicht, seiner Beweislast Rechnung zu tragen, ist er verpflichtet, ein neues, individuell verfasstes Arbeitszeugnis anzufertigen. Andernfalls kann ein Gericht eine Geldstrafe verhängen. In der Regel wird jedoch eine einvernehmliche Lösung gefunden und ein neues Arbeitszeugnis ausgestellt.

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        Was im Arbeitszeugnis enthalten sein darf und was nicht

         

        Immer wieder gibt es Unklarheiten darüber, ob einzelne Themen im Arbeitszeugnis aufgeführt werden dürfen oder unterlassen werden müssen. Nachfolgend haben wir für Sie diese Frage ausführlich beantwortet:

         

        • Krankheitsurlaub: Nur in Ausnahmefällen darf dieser im Arbeitszeugnis aufgeführt werden, und auch nur dann, wenn er rund die Hälfte der Gesamtarbeitszeit ausmachte.

         

        • Teilzeit: Sofern die Tätigkeit vollständig in Form einer Teilzeitbeschäftigung ausgeübt wurde, muss dies im Arbeitszeugnis stets angegeben werden, um die Wahrheitspflicht zu erfüllen. Sollte der Umfang der Teilzeitbeschäftigung jedoch nahezu einer Vollzeitbeschäftigung entsprechen, beispielsweise bei einer Wochenarbeitszeit von 35 Stunden, kann diese unerwähnt bleiben.

         

        • Elternzeit: Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts darf die Elternzeit nur dann aufgeführt werden, wenn es sich bei der Zeit der Abwesenheit um eine wesentliche Unterbrechung der Beschäftigung handelte. Im Klartext bedeutet dies, dass wie bei krankheitsbedingten Abwesenheiten die Fehlzeit in der Regel nur dann erwähnt werden darf, wenn sie etwa die Hälfte der gesamten Beschäftigungszeit ausmachte.

         

        • Homeoffice: Da der Standort, an dem die Tätigkeit ausgeübt wird, üblicherweise nicht ausschlaggebend ist, muss er nur dann erwähnt werden, wenn er sich aus der Tätigkeitsbeschreibung eindeutig ableiten lässt und somit zur Klärung beiträgt.

         

        • Schwerbehinderung: Im Arbeitszeugnis darf sie nur auf Antrag des Arbeitnehmers erwähnt werden.

         

        • Ehrenamtliche Tätigkeiten: Soweit sie im Rahmen des Unternehmens ausgeübt werden, wie zum Beispiel als Rettungssanitäter oder als Mitglied der Feuerwehr, dürfen sie auf Antrag des Arbeitnehmers im Arbeitszeugnis aufgenommen werden.

        Ihr professioneller Ansprechpartner rund um Arbeitszeugnisse

         

        Es zeigt sich deutlich, dass die Rechtsvorschriften für Arbeitszeugnisse ausgesprochen umfangreich sind und insbesondere beim erstmaligen Kontakt eine Reihe an Fragestellungen hervorrufen. Gerne sorgen wir von PSRM dafür, dass Sie sich diesen Arbeitsaufwand in Zukunft ersparen können und nehmen Ihnen den gesamten Prozess der Arbeitszeugniserstellung ab!

        Vom Erstgespräch zur Ermittlung Ihrer individuellen Anforderungen, über die fachgerechte Erstellung Ihres Arbeitszeugnisses, bis hin zur Nachbearbeitung und finalen Übermittlung sind wir für Sie da. Wenden Sie sich einfach jetzt an uns und wir erarbeiten eine auf Ihre persönlichen Bedürfnisse zugeschnittene Arbeitszeugnislösung!

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