Zeugnis-Blog

Arbeitszeugnis erstellen: 7 Tipps zur effizienten Arbeitszeugniserstellung in Unternehmen
Arbeitszeugnis schreiben lassen

Wahrscheinlich kennen Sie es aus Ihrem eigenen Unternehmen: Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin scheidet aus dem Betrieb aus und es wird wieder einmal Zeit für die Arbeitszeugniserstellung. Eine Aufgabe, die nicht nur sehr viel Arbeitsaufwand mit sich bringt, sondern auch noch eine Vielzahl an rechtlichen Vorschriften und weitere Vorgaben erfüllen muss.

Wenn dann auch noch keine eigene Personalabteilung vorhanden ist, übernimmt nicht selten die Geschäftsführung diesen Prozess. Damit Ihnen und Ihrem Unternehmen diese Aufgabe in Zukunft etwas einfacher fällt, haben wir Ihnen in diesem Blogartikel einmal 7 Tipps zur effizienteren Arbeitszeugniserstellung in Unternehmen zusammengestellt.

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Tipp 1: Optimieren Sie Ihren unternehmenseigenen Arbeitszeugnisprozess

Wie sieht Ihr aktueller Arbeitszeugnisprozess aus? Beginnen Sie mit der Erstellung erst Wochen nach dem einer Ihrer Angestellten ausgeschieden ist? Wer übernimmt diese Aufgabe aktuell bei Ihnen in Ihrem Unternehmen? Sind häufig nachträgliche Anpassungen notwendig? Um bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen möglichst effiziente und gleichzeitig qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie Ihren unternehmenseigenen Prozess immer wieder optimieren und auf den neuesten Stand bringen. Um dies zu bewerkstelligen, sollten im ersten Schritt die folgenden Störfaktoren eliminiert werden:

 

  • Es werden keine verbindlichen Deadlines festgelegt
  • Die Unterlagen bzw. Personalakten der Mitarbeiter werden nicht ordnungsgemäß geführt
  • Es herrscht ein Mangel an Fachwissen im Unternehmen
  • Unzureichende Personalressourcen und falsche Aufgabenverteilung
  • Der Prozess ist durchweg zu komplex
  • Es wird zu wenig Zeit in das Thema gesteckt

 

Erst anschließend können Sie mit der eigentlichen Optimierungsarbeit beginnen. Um den Prozess möglichst effizient zu gestalten, sollten Sie stets die nachstehenden Ziele verfolgen:

 

  • Schaffen Sie freie Ressourcen für andere wichtige Personalarbeit
  • Reduzieren Sie angesammelte Arbeitszeugnisse
  • Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter in der Personalabteilung bei ihrer täglichen Arbeit wie auch gleichzeitig Ihre Führungskräfte
  • Verbessern Sie die Qualität Ihrer Arbeitszeugnisse
  • Senken Sie die Beschwerdequote in Ihrem Unternehmen
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Tipp 2: Integrieren Sie Vorgesetzte und Mitarbeiter in die Arbeitszeugniserstellung

Die erste Phase bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses beginnt in vielen HR-Abteilungen noch immer mit einer akribischen Überprüfung der Personalakte des Mitarbeiters, um Informationen zu dessen beruflichem Werdegang und Positionen zu sammeln. Im Anschluss daran wird häufig eine entsprechende Beurteilung des jeweiligen Vorgesetzten eingeholt, die oft längere Zeit auf sich warten lässt. In anderen Fällen wird wiederum auf bereits erfolgte Mitarbeitergespräche zurückgegriffen und versucht, auf dieser Basis eine Beurteilung für das zu schreibende Arbeitszeugnis vorzunehmen.

 

Liegen dann alle erforderlichen Informationen vor, erfolgt die Erstellung des Arbeitszeugnisses, welche nicht selten durch Anrufe und Termine unterbrochen wird und bis zur Fertigstellung manchmal mehrere Tage in Anspruch nimmt. Es ist verständlich, dass die Erstellung eines Arbeitszeugnisses leicht aufgeschoben wird. Die Folge ist dann jedoch oft der Eingang von Beschwerden von Arbeitnehmern, die schon lange auf ihr Zeugnis warten müssen. Die gute Nachricht: Schon mit kleinen Änderungen können Sie den Prozess der Zeugniserstellung wesentlich effizienter gestalten und damit auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter verbessern:

 

  • Beziehen Sie Ihre Beschäftigten in die Erstellung des Arbeitszeugnisses mit ein. Zahlreiche Vorgesetzte richten sich heute im Zuge der Zeugniserstellung an ihre Mitarbeiter, beispielsweise mit den Worten: „Warum schreibst Du mir nicht einfach auf, was Du alles gemacht hast? Ich brauche eine Stellungnahme der Personalabteilung zu Deinem Arbeitszeugnis“. Seien Sie dazu bereit und lassen Sie den Mitarbeiter die entsprechenden Aufgaben übernehmen. Anschließend können Sie immer noch den Vorgesetzten damit beauftragen, den Inhalt des Arbeitszeugnisses zu genehmigen. Insbesondere bei langen Beschäftigungsverhältnissen kann dies eine Menge Zeitersparnis bedeuten. Denn wer weiß besser, was der Mitarbeiter in all den Jahren im Betrieb geleistet hat, als er selbst? Vergessen Sie zudem nicht, dass sich die Mitarbeiter im Nachhinein vermutlich nicht beschweren werden.

 

  • Setzen Sie den Vorgesetzten genaue Deadlines für die Übermittlung der notwendigen Zeugnisinhalte und erinnern Sie sie regelmäßig an diese. Legen Sie Eskalationsstufen fest. Wenn die Führungskraft sich nicht innerhalb der gesetzten Frist bei Ihnen meldet, benachrichtigen Sie den nächsthöheren Vorgesetzten. Überzeugen Sie sich doch gerne selbst davon, wie schnell dann eine Antwort kommen wird.

 

  • Sensibilisieren Sie Ihre Vorgesetzten für das Thema Arbeitszeugnisse, z. B. durch die Teilnahme an einem Arbeitszeugnisseminar, auf das wir später in diesem Blogartikel noch näher eingehen werden.
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Tipp 3: Nutzen Sie Zeugnisformulare und festgelegte Arbeitszeugnisstandards

Neben der Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter in den Prozess der Arbeitszeugniserstellung einzubinden, können Sie auch auf Zeugnisformulare oder festgelegte Standards zurückgreifen. Ein Arbeitszeugnisformular zum Beispiel sollte möglichst passgenau auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sein und damit für eine spürbare Zeiteinsparung sorgen. Dabei sollten Sie neben den Stammdaten der Mitarbeiter und den grundlegenden Informationen auch genügend Platz für die chronologische Darstellung des Werdegangs und der Aufgaben des Angestellten lassen.

 

Abschließend folgt die Vorlage für den Bewertungsteil (hier bietet sich eine Notenskala mit Kästchen zum Ankreuzen an) sowie Platz für eine übersichtliche Anwendungsbeschreibung, damit die Nutzer die einzelnen Felder selbstständig ausfüllen können. Bevor Sie das Dokument schließlich intern zur Verfügung stellen, sollten Sie zusätzlich noch eine oder besser gleich mehrere Meinungen von Ihren Mitarbeitern einholen, ob das Zeugnisformular auch wirklich seinen Zweck erfüllt.

 

Möchten Sie stattdessen auf ein sogenanntes Standardarbeitszeugnis zurückgreifen, sollten Sie vorher einige Dinge beachten, denn standardisierte Formulare führen oft zu einer größeren Unzufriedenheit der Beschäftigten. Mit den nachfolgenden Tipps für mehr Individualität sind Sie auf der sicheren Seite:

 

  • Stellen Sie Beurteilungskreuze mit jeweils Note 1, Note 2 und Note 3 auf (schlechtere Arbeitszeugnisse werden heutzutage meist gar nicht mehr ausgestellt). Die Vorgesetzten vergeben ihre Beurteilungskreuze oft durchgängig mit einer Note. So können Sie den gesamten Bewertungsabschnitt kopieren und wieder einfügen. Zur Individualisierung ergänzen Sie dann nur noch spezielle Fähigkeiten, Weiterbildungsmaßnahmen und besondere Arbeitserfolge des jeweiligen Mitarbeiters.

 

  • Erstellen Sie einheitliche Stellenbeschreibungen für die gängigsten Positionen in Ihrem Betrieb und erkundigen Sie sich bei den Führungskräften oder Mitarbeitern nur nach Sonder- und Projektaufgaben, die sie dann in das Arbeitszeugnis mit aufnehmen können.

 

  • Fertigen Sie eigene Zeugnisbausteine für Zwischen- und Austrittszeugnisse sowie für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen als Word-Vorlage mit Notenstufen an. Damit erstellen Sie einen ersten Zeugnisrahmen, den Sie anschließend an einzelnen Stellen individualisieren können. Zu diesem Zweck eignet sich auch ein Zeugnisgenerator, insbesondere wenn Sie keine Erfahrung mit rechtssicheren Zeugnisformulierungen haben.
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    Tipp 4: Nehmen Sie an einem Arbeitszeugnisseminar teil

    Eine weitere Möglichkeit, das Thema Arbeitszeugnisse in Ihrem Unternehmen auf die nächste Stufe zu bringen, ist die Teilnahme an einem fachspezifischen Arbeitszeugnisseminar. Dieses bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, praktische Erfahrungen zu sammeln, die Grundlagen und Techniken der Arbeitszeugniserstellung zu erlernen und den damit einhergehenden Herausforderungen mit Leichtigkeit, Kompetenz und Souveränität begegnen zu können.

     

    Zugleich informieren gute Arbeitszeugnisseminare auch über mögliche Fallstricke bei der Erstellung sowie über die verschiedenen Rechtsgrundlagen, damit bei der Anwendung der Tipps und Tricks in Ihrem Unternehmen keine unerwünschten Fehler mehr passieren. Gerne bieten auch wir von PSRM Ihnen ein qualifiziertes Arbeitszeugnisseminar an, um Sie und Ihr Unternehmen in diesem Bereich fit zu machen. Alle weiteren Informationen dazu finden Sie direkt hier.

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    Tipp 5: Sourcen Sie den Arbeitszeugnisprozess komplett aus

    ​Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Unternehmen mit der Erstellung von Arbeitszeugnissen selbst nicht mehr hinterherkommt oder sich erst gar nicht mit dem Thema auseinandersetzen möchte, kann es durchaus sinnvoll sein, den Prozess an einen externen Dienstleister auszulagern. Dabei taucht oft die typische Frage auf: Wie kann ein externer Dienstleister ein Arbeitszeugnis für einen Arbeitnehmer schreiben, den er überhaupt nicht kennt? Arbeitszeugnisdienstleister denken sich nicht einfach etwas aus, sondern sie verpacken die vom Auftraggeber gelieferten Informationen in einen Zeugnistext. Darüber hinaus erfolgt die Unterschrift auf dem Arbeitszeugnis selbstverständlich durch das Unternehmen, welches den Auftrag erteilt hat und nicht durch den externen Dienstleister.

     

    Auch ein Personalverantwortlicher in einem Großbetrieb mit 500 oder gar über 1.000 Mitarbeitern kennt nicht jeden Arbeitnehmer persönlich. Das Arbeitszeugnis wird hier dann von ihm auf der Grundlage der Personalunterlagen und der Beurteilung durch den jeweiligen Vorgesetzten zusammengestellt. Ein Dienstleister für Arbeitszeugnisse übersetzt die Informationen, die er in der Regel über ein Formular erhält, in die entsprechende Zeugnissprache und liefert den Textentwurf an den Kunden. Selbstverständlich müssen auch die hohen Anforderungen des Datenschutzes in diesem Bereich erfüllt werden, was einen optimalen Serviceanbieter auszeichnet. Ob Sie sich letztendlich dafür entscheiden, die Erstellung Ihres Arbeitszeugnisses auszulagern, bleibt Ihnen überlassen. In jedem Fall ersparen Sie sich damit wertvolle Zeit und den damit verbundenen Zeit- und Personalaufwand.

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        Tipp 6: Nutzen Sie einen Arbeitszeugnisgenerator

        Auch die Verwendung eines geeigneten Arbeitszeugnisgenerators kann das Verfassen eines Arbeitszeugnisses vereinfachen. Mit diesem lassen sich standardisierte Arbeitszeugnisse einfach durch die Eingabe von Daten in ein Formular erstellen, was eine erhebliche Zeiteinsparung mit sich bringt. Insbesondere für den Erstkontakt mit Arbeitszeugnissen können solche Tools daher eine praktische Rolle einnehmen, da sie einfach zu bedienen sind und ein rechtssicheres Endergebnis liefern.

         

        Auf der anderen Seite mangelt es den Arbeitszeugnisgeneratoren oft an Individualität und nicht jeder Arbeitnehmer ist mit der Nutzung eines solchen Tools unbedingt einverstanden. Hinzu kommt, dass für jedes Arbeitszeugnis die verschiedenen Datenfelder ausgefüllt werden müssen, was ebenfalls einen gewissen zusätzlichen Zeitaufwand darstellt. Unserer Ansicht nach sollte ein Arbeitszeugnisgenerator idealerweise nur dann eingesetzt werden, wenn in Ihrem Unternehmen generell sehr wenig Erfahrung mit diesem Thema besteht oder um das Ganze einfach mal auszuprobieren. Auch hier bieten wir Ihnen gerne mit unserem Arbeitszeugnisgenerator „RUDY“ eine passende Lösung, welche nicht nur für eine spürbare Entlastung in Ihrer Personalabteilung sorgt, sondern gleichzeitig auch eine effektive Zeugniserstellung gewährleistet.

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            Tipp 7: Bleiben Sie über die aktuelle Rechtslage informiert

            Als letzten wichtigen Tipp möchten wir Ihnen noch nahelegen, sich regelmäßig über die aktuelle Rechtslage zum Thema Arbeitszeugnisse zu informieren. Denn wer möchte schon einen möglichen Rechtsstreit mit einem Mitarbeiter oder Vorgesetzten führen, weil ein Arbeitszeugnis fehlerhaft ausgestellt wurde? So können Sie sich entweder über seriöse Quellen im Internet informieren oder in den verschiedenen und aktuellen Ausgaben der Gesetzbücher Nachforschungen anstellen.

             

            Selbstverständlich gibt es auch Fachleute bzw. Juristen, die sich genau auf diesen Bereich spezialisiert haben und Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite stehen. Wichtig ist nur, dass Sie die Bedeutung dieses Tipps nicht unterschätzen, da man schneller Gefahr läuft, einen juristischen Fehler zu machen, als man häufig denkt.

            PSRM übernimmt für Sie gerne den gesamten Prozess der Arbeitszeugniserstellung

             

            Mit den richtigen Tipps und Tricks lässt sich die unternehmenseigene Arbeitszeugniserstellung konsequent optimieren und auf ein neues Qualitätsniveau heben. Gleichwohl entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür, den gesamten Prozess an einen externen Dienstleister auszulagern. Gerne übernimmt unser professionelles Team von PSRM diese Aufgabe für Sie. Angefangen vom Erstgespräch zur Klärung Ihrer individuellen Anforderungen, über die fachgerechte Erstellung Ihrer Arbeitszeugnisse, bis hin zur Nachbearbeitung und finalen Übermittlung sind wir für Sie zur Stelle. Kontaktieren Sie uns einfach jetzt und wir erarbeiten eine auf Ihre persönlichen Anforderungen zugeschnittene Arbeitszeugnislösung!

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