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Erstellung von effektiven Arbeitszeugnissen für Assistenz Ihres Unternehmens.
Sekretärinnen erfüllen in der modernen Arbeitswelt nach wie vor eine äußerst wichtige Funktion. Zwar variiert das Aufgabenspektrum von Branche zu Branche und von Unternehmen zu Unternehmen, doch häufig sind sie unter anderem mit der Beantwortung von Telefonaten, der Bearbeitung von E-Mails, der Organisation von Meetings oder der Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen beschäftigt. Inzwischen wird der Beruf der Sekretärin oft auch als Assistentin z. B. der Geschäftsführung oder als Office Managerin bezeichnet.
So wie in nahezu jedem anderen Beruf hat man auch als Sekretärin einige Rechte, wenn es um die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses geht. So können Sie zum Beispiel von § 109 der Gewerbeordnung Gebrauch machen, wo es heißt: „Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. „Folglich können Sie sich entweder ein einfaches Arbeitszeugnis (das zumindest Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit enthalten muss) oder ein qualifiziertes Arbeitszeugnis (das weitere Angaben zu Leistung und Verhalten enthält) ausstellen lassen. Doch was gibt es sonst noch zu beachten?
Gründerin PSRM
Grundsätzlich muss der Zeugnisaussteller beim Verfassen eines Arbeitszeugnisses auch die sogenannte Wahrheits- und gleichzeitig die Wohlwollenspflicht berücksichtigen. So muss der Zeugnisaussteller den Zeugnisempfänger zwar wahrheitsgemäß bewerten, doch darf dieser keine kritischen Aussagen treffen oder gar nachteilige Eigenschaften oder Verhaltensweisen aufführen.
Aus diesem Grund hat sich die sogenannte Zeugnissprache etabliert, die es den Zeugnisempfängern schwer macht, den wahren Inhalt ihres Dokuments zu entschlüsseln. Doch hinter den Zeugniscodes verbergen sich, vereinfacht gesagt, lediglich die klassischen deutschen Schulnoten von 1 bis 6. Zwischen den einzelnen Sätzen gibt es oft nur kleine Formulierungsunterschiede, die aber durchaus eine ganze Note ausmachen können. In unserem Blogartikel „Zehn Arbeitszeugnis-Tipps für Arbeitnehmer“ haben wir die verschiedenen Formulierungen genauer unter die Lupe genommen und für Sie entsprechend zusammengefasst.
Ein weiterer entscheidender Erfolgsfaktor für Ihr Arbeitszeugnis als Sekretärin ist die richtige Struktur des Schriftstücks. So sollte das Dokument stets nach den folgenden Bausteinen gegliedert werden:
Sofern es zu Abweichungen oder anderen Auffälligkeiten in der Struktur Ihres Arbeitszeugnisses kommt, sollten Sie Ihren Arbeitgeber darüber informieren und eine entsprechende Änderung veranlassen. Hintergrund ist, dass Ihr Arbeitszeugnis immerhin als wichtiges Dokument für Ihre Bewerbungsunterlagen auf dem Arbeitsplatz verschiedener Personalentscheider landen könnte und von diesen genau unter die Lupe genommen wird.
Abgesehen von rechtlich unzulässigen Formulierungen können auch Rechtschreib- und Grammatikfehler oder die Angabe unzutreffender Daten durchaus negative Folgen für Ihr Arbeitszeugnis haben. So kann zum Beispiel die Aussagekraft Ihrer Leistungen signifikant gemindert werden oder gar unwirksam sein, was zu zusätzlichem Korrekturbedarf führt. Um diese potenziellen Schwierigkeiten zu verhindern, kontrolliert PSRM stets, dass Ihre Informationen keine falschen Angaben enthalten und frei von Rechtschreib- und Grammatikfehlern bleiben. Und falls Sie doch einmal nicht vollständig überzeugt sein sollten, korrigieren wir Ihre Anmerkungen selbstverständlich gerne, um jederzeit ein sauberes Endergebnis nach Ihren Vorstellungen zu gewährleisten.
Um Ihnen als Sekretärin eine erste Orientierungshilfe zu geben, wie ein fertiggestelltes Arbeitszeugnis der Note: „sehr gut“ aussehen könnte, haben wir Ihnen nachfolgend eine entsprechende Mustervorlage zusammengestellt. Diese ist jedoch nur als Beispiel zu verstehen. Sollten Sie ein professionelles und individuell angefertigtes Arbeitszeugnis wünschen, steht Ihnen gerne das Team von PSRM zur Verfügung!
Frau Sabine Becker, geboren am 12.03.1986, war in der Zeit vom 01.01.2006 bis zum 31.03.2022 als Sekretärin des Abteilungsleiters Verwaltung in unserem Unternehmen tätig.
Zum Aufgabengebiet von Frau Becker gehörten insbesondere die folgenden Tätigkeiten:
Frau Becker beherrschte ihr Arbeitsgebiet stets vollkommen selbstständig und war den fachlichen Anforderungen in jeder Hinsicht sehr gut gewachsen. Mit allen internen Prozessen, Richtlinien und Schnittstellen war sie aufgrund ihrer langjährigen Erfahrung in unserem Hause bestens vertraut. Ihr absolut geschickter Umgang mit den MS Office-Anwendungen sowie den unternehmensspezifischen EDV-Systemen rundeten ihr Profil ab. Ebenso gehörten ihre ausgezeichneten organisatorischen Fähigkeiten zu ihren Stärken. Besonders hervorzuheben ist auch ihre sehr gute Beherrschung der englischen und der französischen Sprache, die Frau Becker im internationalen Kontakt jederzeit äußerst sicher und kompetent kommunizieren ließen. Außerdem hielt sich Frau Becker beruflich immer auf dem neuesten Stand und bildete sich zu unserem Nutzen beständig mit großem Erfolg weiter.
Ihre sehr schnelle Auffassungsgabe ermöglichte es ihr, sich stets umgehend in neue Aufgaben und Themen einzuarbeiten und auch besonders komplexe Sachverhalte rasch zu erfassen und effizient zu bearbeiten. Auch brachte Frau Becker regelmäßig neue Ideen und wertvolle Optimierungsvorschläge in die Praxis mit ein. Sie identifizierte sich sehr mit ihrer Tätigkeit und mit dem Unternehmen und zeigte eine stets außerordentliche Leistungsbereitschaft und viel Eigeninitiative. Frau Becker übernahm immer wieder zusätzliche Aufgaben und bot gerne ihre Unterstützung bei personellen Engpässen an. Auch unter stärkster Arbeitsbelastung und in Stresssituationen behielt sie Ruhe sowie Übersicht und agierte konzentriert und jederzeit ausgesprochen flexibel.
Frau Becker arbeitete stets zielorientiert, klar strukturiert und routiniert. An ihre Aufgaben ging sie planvoll heran und erledigte sie fortwährend mit größter Sorgfalt und Genauigkeit. Termine und Absprachen wurden immer konsequent eingehalten sowie wichtige Informationen weitergegeben. Frau Becker bewältigte konstant ein enormes Arbeitsaufkommen und erzielte durchweg Arbeitsergebnisse von sehr guter Qualität.
Alle ihr übertragenen Aufgaben erfüllte Frau Becker stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.
Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war jederzeit vorbildlich. Durch ihre ausnahmslos hilfsbereite und verbindliche Art trug sie maßgeblich zu einer sehr angenehmen und erfolgreichen Teamarbeit bei. Sowohl im Innen- als auch Außenkontakt galt Frau Becker als immer überaus serviceorientierte und freundliche Ansprechpartnerin. Sie repräsentierte unser Unternehmen stets sehr loyal und professionell.
Das Arbeitsverhältnis mit Frau Becker endet auf ihren Wunsch zum 31.03.2022. Wir bedauern ihr Ausscheiden außerordentlich und danken ihr für die langjährige ausgezeichnete Zusammenarbeit. Für ihre Zukunft wünschen wir ihr beruflich wie auch privat alles Gute und weiterhin viel Erfolg.
[Stadt], [Datum]
Mustername, Abteilungsleiter Mustername, Personalleiter
Außer unangebrachten Passagen in Arbeitszeugnissen gibt es auch einige Formulierungen, die sogar gesetzlich verboten sind. Gemäß § 109 Abs. 2 der Gewerbeordnung muss ein Arbeitszeugnis klar und verständlich formuliert sein. So darf es also keine Aussagen oder Formulierungen enthalten, die eine andere als die sich aus der äußeren Form oder dem Wortlaut ergebende Aussage über den Arbeitnehmer treffen sollen. Damit ist auch die Verwendung von sogenannten Geheimcodes in Arbeitszeugnissen nicht zulässig. Beispielhaft hierfür sind:
Ein fachgerechtes Arbeitszeugnis zu schreiben oder auf die zahlreichen Details des bereits ausgestellten Dokuments zu achten, ist nicht immer einfach. Falls Sie sich diesen Aufwand ersparen möchten, unterstützen wir von PSRM Sie gerne dabei. Vom ersten Kontakt zur Abklärung Ihres individuellen Bedarfs, über die professionelle Erstellung Ihres Arbeitszeugnisses bis hin zur Nachbearbeitung und finalen Übermittlung stehen wir Ihnen zur Seite. Sprechen Sie uns jetzt einfach an und wir entwickeln eine auf Sie zugeschnittene Lösung!
info@ps-rm.de
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+49 (0) 6171 - 2777270
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