Die optimale Tätigkeitsbeschreibung

Für viele Personalentscheider ist die Tätigkeitsbeschreibung der entscheidende Teil des Arbeitszeugnisses, denn hier bestätigt der Arbeitgeber offiziell, wie der Werdegang im Unternehmen verlief und welche konkreten Aufgaben der Arbeitnehmer übernommen hat. Hier findet auch die Zeugnissprache in der Regel keine Anwendung. Doch auch hier gibt es Fallstricke, die es zu berücksichtigen gilt. Es ist wichtig zu wissen, dass auch dieser Teil eine gewisse Struktur aufweisen muss, um überzeugend zu sein.

Die Tätigkeitsbeschreibung sollte in chronologischer Reihenfolge erfolgen (von der Anfangsposition bis zur aktuellen oder letzten Position). Die übertragenen Kompetenzen und Vollmachten, wie zum Beispiel die Prokura, sollten in der richtigen chronologischen Reihenfolge hinzugefügt werden. Die Tätigkeitsbeschreibung sollte so neutral wie möglich formuliert sein und nicht mit dem Bewertungsteil vermischt werden. Ein wichtiger Teil der Tätigkeitsbeschreibung ist dann die detaillierte Aufführung der ausgeübten Aufgaben, bei der Folgendes beachtet werden sollte:

• Die verantwortungsvollsten beziehungsweise wichtigsten Aufgaben sollten in der Auflistung zuerst aufgeführt werden.

• Daran anschließend sollten die Nebentätigkeiten aufgelistet werden.

• Die Beschreibung der Tätigkeiten kann mit Spiegelstrichen oder auch im Fließtext erfolgen (bei einer umfangreichen Beschreibung empfehlen wir Ihnen wegen der besseren Lesbarkeit allerdings die Spiegelstriche).

• Unwichtige oder selbstverständliche Punkte sollten nicht erwähnt sein (wie bei einer Sekretärin die Erstellung von Briefen), da eine zu detaillierte Beschreibung eher zu einer Abwertung führt.

Anhand des folgenden Beispiels können Sie sehen, wie eine optimale Tätigkeitsbeschreibung aussehen kann:

Beispiel für eine sehr gute Tätigkeitsbeschreibung:

Frau Vera Meyer, geboren am 22.07.1982, trat am 01.09.2015 in unser Unternehmen ein. Zunächst absolvierte Frau Meyer eine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement in unserem Hause, die sie am 28. Juni 2018 erfolgreich vor der Industrie- und Handelskammer Frankfurt am Main abschloss. Im direkten Anschluss haben wir Frau Meyer als Team-Assistentin im Bereich Einkauf in ein unbefristetes Anstellungsverhältnis übernommen. Seither umfasst ihr Aufgabenbereich im Wesentlichen die folgenden Tätigkeiten:

• Terminkoordination für Manager und Teammitglieder

• Reiseplanung und -buchung sowie Reisekostenabrechnung für Manager und Teammitglieder

• Unterstützung der Anfertigung von Kundenpräsentationen

• Verantwortung für die Erledigung der Kundenkorrespondenz

• Teilnahme an Kundenterminen

• Allgemeine Verwaltungsaufgaben sowie die Vorbereitung und Koordination von Kundenterminen und anderen Veranstaltungen (Raumbuchung, Catering, Bereitstellung von Equipment und so weiter)

• Bearbeitung und Verteilung der täglichen Eingangspost