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Neues und Wichtiges aus der Arbeitszeugnis Welt
Wahrscheinlich kennen Sie es aus Ihrem eigenen Unternehmen: Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin scheidet aus dem Betrieb aus und es wird wieder einmal Zeit für die Arbeitszeugniserstellung. Eine Aufgabe, die nicht nur sehr viel Arbeitsaufwand mit sich bringt, sondern auch noch eine Vielzahl an rechtlichen Vorschriften und weitere Vorgaben erfüllen muss.
Wenn dann auch noch keine eigene Personalabteilung vorhanden ist, übernimmt nicht selten die Geschäftsführung diesen Prozess. Damit Ihnen und Ihrem Unternehmen diese Aufgabe in Zukunft etwas einfacher fällt, haben wir Ihnen in diesem Blogartikel einmal 7 Tipps zur effizienteren Arbeitszeugniserstellung in Unternehmen zusammengestellt.
Wie sieht Ihr aktueller Arbeitszeugnisprozess aus? Beginnen Sie mit der Erstellung erst Wochen nach dem einer Ihrer Angestellten ausgeschieden ist? Wer übernimmt diese Aufgabe aktuell bei Ihnen in Ihrem Unternehmen? Sind häufig nachträgliche Anpassungen notwendig? Um bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen möglichst effiziente und gleichzeitig qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie Ihren unternehmenseigenen Prozess immer wieder optimieren und auf den neuesten Stand bringen. Um dies zu bewerkstelligen, sollten im ersten Schritt die folgenden Störfaktoren eliminiert werden:
Erst anschließend können Sie mit der eigentlichen Optimierungsarbeit beginnen. Um den Prozess möglichst effizient zu gestalten, sollten Sie stets die nachstehenden Ziele verfolgen:
Die erste Phase bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses beginnt in vielen HR-Abteilungen noch immer mit einer akribischen Überprüfung der Personalakte des Mitarbeiters, um Informationen zu dessen beruflichem Werdegang und Positionen zu sammeln. Im Anschluss daran wird häufig eine entsprechende Beurteilung des jeweiligen Vorgesetzten eingeholt, die oft längere Zeit auf sich warten lässt. In anderen Fällen wird wiederum auf bereits erfolgte Mitarbeitergespräche zurückgegriffen und versucht, auf dieser Basis eine Beurteilung für das zu schreibende Arbeitszeugnis vorzunehmen.
Liegen dann alle erforderlichen Informationen vor, erfolgt die Erstellung des Arbeitszeugnisses, welche nicht selten durch Anrufe und Termine unterbrochen wird und bis zur Fertigstellung manchmal mehrere Tage in Anspruch nimmt. Es ist verständlich, dass die Erstellung eines Arbeitszeugnisses leicht aufgeschoben wird. Die Folge ist dann jedoch oft der Eingang von Beschwerden von Arbeitnehmern, die schon lange auf ihr Zeugnis warten müssen. Die gute Nachricht: Schon mit kleinen Änderungen können Sie den Prozess der Zeugniserstellung wesentlich effizienter gestalten und damit auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter verbessern:
Neben der Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter in den Prozess der Arbeitszeugniserstellung einzubinden, können Sie auch auf Zeugnisformulare oder festgelegte Standards zurückgreifen. Ein Arbeitszeugnisformular zum Beispiel sollte möglichst passgenau auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sein und damit für eine spürbare Zeiteinsparung sorgen. Dabei sollten Sie neben den Stammdaten der Mitarbeiter und den grundlegenden Informationen auch genügend Platz für die chronologische Darstellung des Werdegangs und der Aufgaben des Angestellten lassen.
Abschließend folgt die Vorlage für den Bewertungsteil (hier bietet sich eine Notenskala mit Kästchen zum Ankreuzen an) sowie Platz für eine übersichtliche Anwendungsbeschreibung, damit die Nutzer die einzelnen Felder selbstständig ausfüllen können. Bevor Sie das Dokument schließlich intern zur Verfügung stellen, sollten Sie zusätzlich noch eine oder besser gleich mehrere Meinungen von Ihren Mitarbeitern einholen, ob das Zeugnisformular auch wirklich seinen Zweck erfüllt.
Möchten Sie stattdessen auf ein sogenanntes Standardarbeitszeugnis zurückgreifen, sollten Sie vorher einige Dinge beachten, denn standardisierte Formulare führen oft zu einer größeren Unzufriedenheit der Beschäftigten. Mit den nachfolgenden Tipps für mehr Individualität sind Sie auf der sicheren Seite:
Eine weitere Möglichkeit, das Thema Arbeitszeugnisse in Ihrem Unternehmen auf die nächste Stufe zu bringen, ist die Teilnahme an einem fachspezifischen Arbeitszeugnisseminar. Dieses bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, praktische Erfahrungen zu sammeln, die Grundlagen und Techniken der Arbeitszeugniserstellung zu erlernen und den damit einhergehenden Herausforderungen mit Leichtigkeit, Kompetenz und Souveränität begegnen zu können.
Zugleich informieren gute Arbeitszeugnisseminare auch über mögliche Fallstricke bei der Erstellung sowie über die verschiedenen Rechtsgrundlagen, damit bei der Anwendung der Tipps und Tricks in Ihrem Unternehmen keine unerwünschten Fehler mehr passieren. Gerne bieten auch wir von PSRM Ihnen ein qualifiziertes Arbeitszeugnisseminar an, um Sie und Ihr Unternehmen in diesem Bereich fit zu machen. Alle weiteren Informationen dazu finden Sie direkt hier.
Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Unternehmen mit der Erstellung von Arbeitszeugnissen selbst nicht mehr hinterherkommt oder sich erst gar nicht mit dem Thema auseinandersetzen möchte, kann es durchaus sinnvoll sein, den Prozess an einen externen Dienstleister auszulagern. Dabei taucht oft die typische Frage auf: Wie kann ein externer Dienstleister ein Arbeitszeugnis für einen Arbeitnehmer schreiben, den er überhaupt nicht kennt? Arbeitszeugnisdienstleister denken sich nicht einfach etwas aus, sondern sie verpacken die vom Auftraggeber gelieferten Informationen in einen Zeugnistext. Darüber hinaus erfolgt die Unterschrift auf dem Arbeitszeugnis selbstverständlich durch das Unternehmen, welches den Auftrag erteilt hat und nicht durch den externen Dienstleister.
Auch ein Personalverantwortlicher in einem Großbetrieb mit 500 oder gar über 1.000 Mitarbeitern kennt nicht jeden Arbeitnehmer persönlich. Das Arbeitszeugnis wird hier dann von ihm auf der Grundlage der Personalunterlagen und der Beurteilung durch den jeweiligen Vorgesetzten zusammengestellt. Ein Dienstleister für Arbeitszeugnisse übersetzt die Informationen, die er in der Regel über ein Formular erhält, in die entsprechende Zeugnissprache und liefert den Textentwurf an den Kunden. Selbstverständlich müssen auch die hohen Anforderungen des Datenschutzes in diesem Bereich erfüllt werden, was einen optimalen Serviceanbieter auszeichnet. Ob Sie sich letztendlich dafür entscheiden, die Erstellung Ihres Arbeitszeugnisses auszulagern, bleibt Ihnen überlassen. In jedem Fall ersparen Sie sich damit wertvolle Zeit und den damit verbundenen Zeit- und Personalaufwand.
Auch die Verwendung eines geeigneten Arbeitszeugnisgenerators kann das Verfassen eines Arbeitszeugnisses vereinfachen. Mit diesem lassen sich standardisierte Arbeitszeugnisse einfach durch die Eingabe von Daten in ein Formular erstellen, was eine erhebliche Zeiteinsparung mit sich bringt. Insbesondere für den Erstkontakt mit Arbeitszeugnissen können solche Tools daher eine praktische Rolle einnehmen, da sie einfach zu bedienen sind und ein rechtssicheres Endergebnis liefern.
Auf der anderen Seite mangelt es den Arbeitszeugnisgeneratoren oft an Individualität und nicht jeder Arbeitnehmer ist mit der Nutzung eines solchen Tools unbedingt einverstanden. Hinzu kommt, dass für jedes Arbeitszeugnis die verschiedenen Datenfelder ausgefüllt werden müssen, was ebenfalls einen gewissen zusätzlichen Zeitaufwand darstellt. Unserer Ansicht nach sollte ein Arbeitszeugnisgenerator idealerweise nur dann eingesetzt werden, wenn in Ihrem Unternehmen generell sehr wenig Erfahrung mit diesem Thema besteht oder um das Ganze einfach mal auszuprobieren. Auch hier bieten wir Ihnen gerne mit unserem Arbeitszeugnisgenerator „RUDY“ eine passende Lösung, welche nicht nur für eine spürbare Entlastung in Ihrer Personalabteilung sorgt, sondern gleichzeitig auch eine effektive Zeugniserstellung gewährleistet.
Als letzten wichtigen Tipp möchten wir Ihnen noch nahelegen, sich regelmäßig über die aktuelle Rechtslage zum Thema Arbeitszeugnisse zu informieren. Denn wer möchte schon einen möglichen Rechtsstreit mit einem Mitarbeiter oder Vorgesetzten führen, weil ein Arbeitszeugnis fehlerhaft ausgestellt wurde? So können Sie sich entweder in einem Zeugnisse-Webinar, über seriöse Quellen im Internet informieren oder in den verschiedenen und aktuellen Ausgaben der Gesetzbücher Nachforschungen anstellen.
Unsere Fachleute stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Wichtig ist nur, dass Sie die Bedeutung dieses Tipps nicht unterschätzen, da man schneller Gefahr läuft, einen juristischen Fehler zu machen, als man häufig denkt.
Mit den richtigen Tipps und Tricks lässt sich die unternehmenseigene Arbeitszeugniserstellung konsequent optimieren und auf ein neues Qualitätsniveau heben. Gleichwohl entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür, den gesamten Prozess auszulagern. Gerne übernimmt unser professionelles Team von PSRM diese Aufgabe für Sie. Kontaktieren Sie uns einfach jetzt und wir erarbeiten eine auf Ihre persönlichen Anforderungen zugeschnittene Arbeitszeugnislösung!
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